Le courrier recommandé est un moyen sûr et fiable pour envoyer des documents importants. Pour effectuer cette opération correctement, il est essentiel de connaître les différentes étapes à suivre. Cet article vous guide pour remplir adéquatement un recommandé avec accusé de réception.
Étape 1 : Préparation du courrier et choix du type de recommandation
Avant de se rendre au bureau de poste pour déposer le recommandé, préparez d’abord l’enveloppe contenant votre document à envoyer. Écrivez lisiblement les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur sur l’enveloppe.
Il existe deux types de recommandés :
- Le recommandé simple : Cette option permet seulement de prouver que le courrier a été envoyé. Il ne comporte aucune assurance en cas de perte ou vol du courrier.
- Le recommandé avec accusé de réception : Cette option offre une preuve juridique que le destinataire a bien reçu le courrier, car ce dernier doit signer l’accusé de réception.
Étape 2 : Remplir le formulaire de déclaration de valeur
Si vous envoyez des objets de valeur, il est fortement conseillé de souscrire une assurance en déclarant leur valeur. Pour ce faire, remplissez le formulaire de déclaration de valeur au bureau de poste, en indiquant clairement les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur ainsi que le montant à assurer. Cette étape est facultative et ne s’applique qu’aux envois contenant des objets ou documents de grande valeur.
Étape 3 : Remplir le formulaire de courrier recommandé avec accusé de réception
Une fois au bureau de poste, demandez un formulaire pour l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception. Ce formulaire se présente généralement sous la forme d’une étiquette autocollante préimprimée avec une partie détachable servant d’accusé de réception.
A. Remplir la partie gauche du formulaire
La première partie concerne les informations liées à l’expéditeur et au destinataire :
- Indiquez vos noms et adresses dans la section réservée à l’expéditeur.
- Inscrivez les coordonnées du destinataire dans la section appropriée.
Il est important de remplir ces informations avec précision pour éviter tout problème lors de la livraison.
B. Compléter la partie droite du formulaire
La deuxième partie concerne les options d’envoi du courrier :
- Sélectionnez le niveau de recommandation (R1, R2 ou R3) correspondant aux garanties et indemnités souhaitées en cas de perte, vol ou détérioration du courrier.
- Cochez éventuellement les cases correspondant à d’autres services supplémentaires, tels que la déclaration de valeur ou la contre-remboursement, si vous souhaitez que le destinataire paie un montant lors de la réception du colis.
Vérifiez attentivement les informations fournies et assurez-vous que tout est correctement rempli.
C. Apposer la bande de protection sur l’enveloppe
Après avoir complété le formulaire, il ne reste plus qu’à coller l’étiquette autocollante (partie gauche) sur l’enveloppe en faisant attention de ne pas masquer les coordonnées du destinataire ni la zone du timbre. La partie droite contenant le code à barres doit être repliée vers le haut et fixée au verso de l’enveloppe grâce à la bande adhésive prévue à cet effet.
Étape 4 : Affranchissement du courrier recommandé
L’affranchissement du courrier recommandé varie selon le poids du courrier, le niveau de recommandation choisi et les options sélectionnées. Renseignez-vous auprès du guichetier qui vous informera des tarifs en vigueur et vous vendra les timbres nécessaires pour affranchir correctement votre lettre.
- Placez ensuite les timbres dans la zone prévue à cet effet sur l’enveloppe.
- N’oubliez pas d’apposer votre signature dans la section réservée au verso du formulaire (partie droite).
Étape 5 : Dépôt du courrier recommandé au bureau de poste
Présentez votre courrier au guichetier qui vérifiera si les informations sont correctes, pèsera le pli et enregistrera l’envoi. Vous recevrez alors un récépissé prouvant que vous avez bien envoyé votre courrier en recommandé. Conservez ce document précieusement.
